オフィスのセキュリティ対策の方法や進め方、事例を解説

オフィスのセキュリティが重視される昨今、ゾーニングやスマートロック、防犯カメラの設置など、さまざまな方法で不法侵入を防ぐ取り組みが行われています。オフィスのセキュリティ対策は企業成長へ直接的に繋がらない要素ではあるものの、内部の資産や社員の安全を確保する上で非常に大切な取り組みです。

この記事では、オフィスのセキュリティ対策を実施するべき理由と共に、主な方法を解説します。オフィスのセキュリティ対策の進め方や事例もご紹介しますので、あわせてご参照ください。

▼このコラムを読んでもらいたい方

• ・入退室管理システムの導入を考えている方
• ・オフィスのセキュリティを高めたい方
• ・入退室できるエリアを制限したい方

 
▼このコラムを読んで得られる情報

• ・入退室管理をオフィスで行うべき理由
• ・オフィスでセキュリティを高める方法
• ・オフィスのセキュリティ対策を施した事例

1.オフィスのセキュリティ対策を実施するべき理由

オフィスにセキュリティ対策を実施するべき理由はさまざまです。情報漏洩などのトラブルから社会的信用を失ってしまう企業も少なくないため、社会的信用を損なわないためにも厳格なセキュリティ対策が求められています。

このような中、オフィスのセキュリティ対策を実施するべき理由は以下のとおりです。
 

• ・従業員の安全を確保するため
• ・個人情報や企業の機密情報を守るため
• ・企業の資産を守るため

 
ここでは、オフィスのセキュリティ対策を実施するべき理由を解説します。

1-1.従業員の安全を確保するため

オフィスのセキュリティ対策を実施する理由に、従業員の安全を確保する点が挙げられます。過去にはオフィスに不審者が侵入し、凄惨な事件を起こしてしまう事例があったのも事実です。

そのような不審者の侵入を阻み、オフィス内の従業員を守るためにも、入退室管理システムなどのセキュリティ対策が求められています。

1-2.個人情報や企業の機密情報を守るため

個人情報や企業の機密情報を守ることも、オフィスのセキュリティ対策が求められる理由のひとつです。企業の資産でもある機密情報の流出は、内部犯行によって起こされているケースも少なくありません。

データのアクセス権限を始めとして、セキュリティレベルに応じて入退室できる従業員を制限すれば、内部の不正を未然に防止して資産を守る効果が期待できます。また、入退室ログから「いつ、誰が、入退室したか」をチェックできれば、トラブルが起きた時にスピーディに対処しやすくなるのもメリットです。

1-3.企業の資産を守るため

オフィスのセキュリティ対策には、企業の資産を守るメリットもあります。不審者が侵入しにくいセキュリティ対策を施せば大切なデータを守りやすいため、機密情報の漏洩を防ぎ、企業の信用を守ることができます。

外部の不審者によって物理的に資産を盗まれないよう、昨今さまざまな企業がオフィス内のエリアに応じセキュリティを導入する事例が増えています。

2.オフィスのセキュリティ対策の主な方法

オフィスのセキュリティ対策では、主に物理的に不正な侵入を防ぐ「空間セキュリティ」と、情報流出などを防ぐための「情報セキュリティ」の両方を実施することが大切だとされています。オフィスのセキュリティ対策として知られている主な方法は以下のとおりです。
 

• ・入退室管理システムやスマートロックを導入する
• ・防犯カメラを設置する
• ・金庫や鍵付き収納を導入する
• ・情報端末や記憶媒体を管理する
• ・パーテーションを設置する
• ・防音対策を行う
• ・セキュリティソフトウェアを導入する
• ・資料をシュレッダーで廃棄する

 
ここでは、オフィスのセキュリティ対策の主な方法を紹介します。

2-1.入退室管理システムやスマートロックを導入する

オフィスのセキュリティ対策で、最もパフォーマンスの優れた手段が「入退室管理システム」や「スマートロック」を導入することです。入退室管理システムを導入すれば、「いつ、誰が、どこに入退室したのか」という入退室ログを適宜保存できるため、内部の不正行為や犯罪を抑止する効果が期待できます。

さらに、ICカードや生体認証を始めとして、物理的な鍵を使わずに入退室を行えるほか、入退室権限の発行もお手軽にできるのがメリットです。入退室権限のない従業員は出入りできなくなるため、オフィス内のエリアに応じて適切なセキュリティ対策を取り入れやすくなります。

経産省の「情報セキュリティ管理基準」でも重要情報を守るために敷地や建物への物理的なアクセスを管理することは、オフィスのセキュリティ対策で欠かせないとしています。

出典元：経産省「情報セキュリティ管理基準」

また、一部の入退室管理システムでは勤怠システムと連携して自動的に勤怠情報を記録できるシステムが登場しているのもポイントです。オフィスのセキュリティ対策として役立つだけでなく、勤怠管理も効率的に行えます。

2-2.防犯カメラを設置する

オフィスのセキュリティ対策によく見られる手法が、防犯カメラを設置する方法です。特に防犯カメラがあるだけで外部から不審者が侵入するのを未然に防ぐ効果や、内部の不審な動きを抑制する効果が期待できます。

また、物理的な鍵などで立ち入りできるエリアを制限していても、人からの貸し借りや複製などで入退室できるリスクも存在します。防犯カメラを設置していれば、正規ではない手法で入退室した人を特定することが可能です。

さらに入退室管理システムと連携すると、入退室ログと防犯カメラの映像をさかのぼることで、万が一のトラブルが起きても効率的に原因を特定しやすくなります。

2-3.金庫や鍵付き収納を導入する

オフィスのセキュリティ対策として、金庫や鍵付き収納を導入するのもポイントです。大切なモノを盗まれないように物理的に保管できるため、紛失などのトラブルが起きにくくなるメリットがあります。

また、フリーアドレスを導入しているオフィスでは、私物を軽く収納する際に誰でも使える鍵付き収納がセキュリティ対策として人気です。

2-4.情報端末や記憶媒体を管理する

オフィスのセキュリティ対策に、USBメモリなどの情報端末や記憶媒体をどのように取り扱うか、管理手法を厳格化する方法が挙げられます。特にUSBメモリはデータの抜き出しなど、情報漏洩や不正行為のきっかけになってしまう事例も少なくありません。

オフィスによっては、セキュリティ対策として不審なUSB接続をアラートで通知する仕組みなどが採用されています。

2-5.パーテーションを設置する

オフィス内のセキュリティ対策として、パーテーションで仕切りを作る事例も存在します。目隠し効果で秘匿性の高い情報を扱いやすくなるほか、目線が区切られるため作業への集中力が上がるのもメリットです。

パーテーションで周囲からパソコン画面を閲覧できないようにすれば、盗み見などによる情報漏洩の被害を低減できるメリットがあります。

2-6.防音対策を行う

オフィス内でセキュリティ対策の取れた環境を用意する手法に、「防音ブース」など防音対策を取り入れる手法も存在します。オフィス内に個室の防音ブースなどを設けて、Web会議などの打ち合わせでも周囲に音が漏れないエリアを設ける手法です。

防音対策を行えば、Web会議などで先方の声がクリアに聞きやすいほか、ノイズなどが混じりにくいため、打ち合わせに集中しやすいというメリットも存在します。

2-7.セキュリティソフトウェアを導入する

情報セキュリティを高める上で、セキュリティソフトウェアの導入も見逃せません。万が一のトラブルが起きると、データ流出などによって多大な損害を受けてしまうリスクがあるのも事実です。

そこで、オフィスのセキュリティ対策として専用ソフトウェアを導入している企業も多々見受けられます。

2-8.資料をシュレッダーで廃棄する

最もお手軽ながらオフィス内の取り組みで情報漏洩を防ぐセキュリティ対策として資料のシュレッダー廃棄が挙げられます。特に紙資料を取り扱っている企業では、シュレッダーによる処分が完璧でないと情報漏洩に繋がってしまうリスクがあるのも事実です。

確かなセキュリティ対策を実施するために、個人情報などが書かれた紙資料は、シュレッダー処理の手法や廃棄方法について明確化しておく必要があります。場合によってはより細かく紙資料を処分できる「マイクロクロスカット式シュレッダー」などを導入するのもひとつの手段です。

3.オフィスのセキュリティ対策の進め方

オフィスにセキュリティ対策を実施するとさまざまなメリットがあるため、自社のニーズに合わせて必要な手法を取り入れるのがベストです。ここでは、オフィスのセキュリティ対策の進め方について解説します。

3-1.セキュリティ上の課題を洗い出す

オフィスのセキュリティ対策を進める時は、セキュリティ上の課題をまず洗い出す必要があります。たとえば、企業内で守るべき情報やエリア、資産をリストアップしておきましょう。

その上で、各ポイントでどのようなセキュリティ上の課題があるのかを可視化します。セキュリティ上の課題を洗い出す方法では、「入退室を制限できるか」「いつ誰が入ったのか、ログを取得＆特定できるか」「堅牢なセキュリティが必要かどうか」などが挙げられます。

3-2.オフィス内のゾーニングを行う

オフィスのセキュリティ上の課題を洗い出したら、次はオフィス内でどのようにシステムを導入するか、セキュリティレベルを割り出す「ゾーニング」を行います。

ゾーニングとは、「人通りが多く、高いセキュリティがそこまで必要のないエリア」「ビルの共用部から自社オフィス内に通じるエリア」「自社オフィス内でも特に高いセキュリティが求められるエリア」など、異なるセキュリティが求められる場所を割り出す手法です。

各セキュリティレベルを設定するためにゾーニングを行い、自社にとってベストなセキュリティ対策と、導入すべきツールを検討します。

3-3.防犯設備やセキュリティシステムを導入する

オフィスのセキュリティ対策で導入すべき設備やシステムを見極めたら、実際に各ツールを導入しましょう。たとえば、「重要書類を保管する場所に鍵がついていなければ鍵付きの収納スペース」「サーバーエリアに誰でも入れる状況の場合は入退室管理システム」「人通りの少ない場所で監視の目を設けたい場合は監視カメラ」といった具合です。

また、実際に防犯設備やセキュリティシステムを導入する時は、自社でも運用ができそうかどうかに目を向けましょう。システムによっては多額な運用コストや手間がかかるため、運用自体が難しく、適切な導入効果を得られない可能性もあります。

3-4.セキュリティに関するルールを周知徹底する

オフィスにセキュリティ対策を導入した時は、その運用方法やルールについて自社従業員に周知しましょう。たとえば、ICカードタイプの入退室管理システムを導入して入退室者のログを取得したり、権限を細かく設定したりしても、肝心のICカードが従業員同士で共有されていては意味がありません。

そのため、端末の持ち出しや入退室時の手続きなど、セキュリティ面を損なわない環境づくりを徹底する必要があります。

4.クラウド型の入退室管理システム「ALLIGATE」によるオフィスセキュリティ対策事例

オフィスのセキュリティ対策に大きく貢献するのが入退室管理システムです。入退室権限を細かく設定できるほか、複数拠点の入退室ログを取得＆一元管理できるため、小規模から大規模まで幅広くオフィスのセキュリティ対策を実現できます。

ここでは、そのようなクラウド型入退室管理システム「ALLIGATE（アリゲイト）」を導入いただいた事例をもとに、実際に実現できたオフィスセキュリティ対策の事例をご紹介します。

4-1.遠隔操作でテレワーク中のオフィスセキュリティを強化

「株式会社ラクーンホールディングス」様では、既存のセキュリティシステムに以下のような課題を抱えていらっしゃいました。

オフィス対策の課題

• ・クラウド管理ではなかったため、ICカードを新規発行するたびに扉ごとに1枚ずつ入退室権限を付与してまわる必要があった
• ・200名を超える従業員すべてにカードを配布していたため、紛失時のトラブルが大変だった
• ・テレワーク後、出社時にカードを忘れたり、宅配事業者のために鍵当番として出社したりしていた

そこで、「ALLIGATE Lock Pro」をご導入いただきました。

改善

• ・クラウド型のためWeb管理ツールで入退室可能な扉の入退室権限の発行がスムーズに
• ・カードだけでなくスマホやテンキーで解錠可能なためカードを忘れても安心
• ・勤怠管理システムとの連携で勤怠のチェックを効率化
• ・特定の曜日や時間帯だけ入退室できるように設定できるため管理にかかる負担が大幅に低減

参照：「あったらいいな」と思っていた機能をすべて備えた理想のシステムでセキュリティ面と運用面の課題を同時に解決。

4-2.セキュリティ強化と入退室履歴の管理・勤怠管理を同時に解決

「株式会社プログリット」様では、既存の管理手法にて以下のような課題を抱えていらっしゃいました。

オフィス対策の課題

• ・暗証番号入力式のシステムでセキュリティ対策として不安があった
• ・最初の入室者と最後の退室者の記録を手書きするアナログ管理だった
• ・手動で勤怠情報を打刻するため、申請・承認どちらの社員にも確認・修正などの負荷がかかっていた

そこで、「ALLIGATE」をご導入いただきました。

改善

• ・ICカードなどさまざまな認証方法でセキュリティ対策の効果を高められた
• ・入退室ログから勤怠データをログとして保存できるようになり、隠れ残業を可視化できた
• ・勤怠管理システムと連携して出退勤の打刻ミスや残業代の未払いや過払いなどのリスクを低減できた
• ・電源供給式で電池交換も不要なため、ストレスなく運用できるようになった

参照：セキュリティ強化・入退室履歴の管理・勤怠管理という3つの課題を オフィス・校舎含め、全国の拠点で同時に解決することを策定！

4-3.物理鍵からの切り替えでセキュリティ面の不安を解消

「三協フロンテア株式会社」様では、社外の方の出入りも多いオフィスで物理鍵を使用されていたため、以下のような課題を抱えていらっしゃいました。

オフィス対策の課題

• ・新規スタッフに物理鍵を新規発行したり配布したりする手間があった
• ・物理鍵の発行などにかかるコストやセキュリティ面に不安があった
• ・新オフィスでも社外の方の出入りを予定されていたため、入退室権限をスムーズに渡せる環境が必要だった

そこで、「ALLIGATE」をご導入いただきました。

改善

• ・利用者へのカード発行や入退室権限の書き換えが容易で管理負担を大幅に減らせた
• ・カードキーの利用者履歴がログとして保存されるため誰がいつ使用したか容易に把握できるようになった
• ・カード照合時の反応がよく、物理鍵に比べてストレスなく利用できるようになった

参照：物理鍵で感じていた課題を解消できるとともに、自社製品と組み合わせた付加価値向上にも期待。

5.まとめ

オフィスのセキュリティ対策では、主に物理的に不審者の侵入を防ぐ「空間セキュリティ」と、情報流出などを防ぐための「情報セキュリティ」の両方を実施することが大切です。そんなオフィスのセキュリティ対策として導入できるツールの中でも、特に幅広い業務を効率化できるのが入退室管理システムです。

入退室管理システムは、「いつ、誰が、どこに入退室したか」をログとして保存できるほか、入退室権限を手早く発行＆無効化できる魅力があります。さらに、勤怠管理システムなどと連携して、出退勤や隠れ残業の可視化、給与計算などを効率化できるメリットもあります。

もし、オフィスのセキュリティ対策に入退室管理システムの導入をご検討されている方は、ぜひこの機会に「ALLIGATE」をご利用ください。24時間365日のサポート体制と、万が一のトラブル時も現地駆けつけサービスによって、システムを安心安全にご利用いただけます。

また、導入前後もプロが徹底的にサポートいたしますので、オフィスのセキュリティ対策をスムーズに実施することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。