CASE STUDY セキュリティ強化・入退室履歴の管理・勤怠管理という3つの課題を オフィス・校舎含め、全国の拠点で同時に解決することを策定！

―まずはALLIGATEの導入をご検討なさった経緯を教えてください。

犬飼様：導入は2020年の2月でした。当社では、もともと勤怠管理にTeamSpiritを利用していたこともあり、連携対象として同社からアート様をご紹介いただきました。経緯としては、まず当社が抱えていた3つの課題を、同時に解決してほしいという要望をベースに相談を進めていきました。
課題の1つ目は「セキュリティ」です。以前は、執務室内に入室する際、暗証番号入力式のセキュリティを利用していました。しかし、社内でも情報セキュリティ対策の観点から、もっとセキュリティを強化すべきだという声が上がっていました。
2つ目は、「入退室履歴の管理」についてです。導入前は、最初に入室した人と最後に入室した人の記録のみを手書きで行うというアナログな管理を行っていました。当然こちらもセキュリティ上、より厳密な管理を行うべきだという考えに至りました。
最後は、「勤怠管理」についてです。当社ではSalesforceをベースにしたTeamSpiritを利用していましたが、手動による打刻でしたので、打刻漏れや、締め日の近くになって一気に勤怠情報を申請するケースが目立つなど、労務担当者への負荷が少なくありませんでした。また、申請側・承認側の社員と労務担当者の確認・修正作業が大きな負荷となっており、両者のこれらの負荷をいかに軽減するかということも大きな課題になっていました。

谷内様：特に3つ目の勤怠管理においては、手動での打刻ゆえに、誤入力による異常値が発生するケースもしばしばありました。例えば、数字だけを見ると何十時間も働いているというケースです。ALLIGATE導入後は、誤入力がほとんど無くなることで、その確認作業自体が発生しなくなった他、これまでに把握できていなかった隠れ残業を可視化できるようになりました。そのため、残業代の未払いや過払いといったリスクも激減していますね。

―アートおよびALLIGATEについて、導入の決め手となった理由・要素を教えてください。

谷内様：セキュリティと勤怠管理という2つのテーマは、どちらも日常に即したものですから、第一に運用上の違和感がないこと、かつ、トラブルがなく安心感があることが今回の選定ポイントでした。また、高機能で難しいものより、誰もが使いやすいシンプルなものであることも理想としていましたが、その点にてついてもALLIGATEは見事に合致した印象を抱きました。さらに今回、比較検討していた他社製品は電池式でしたが、ALLIGATEは電源供給式でした。そのため、導入後は電池交換不要でシンプルでストレスの無い運用が期待できたことも決定理由のひとつです。

桶本様：チームスピリット様からは、アート様ともう1社をご紹介いただいたのですが、アート様の方がTeamSpiritとの連携期間が長く、運営上のコミュニケーションがより深いだろうと拝察し、安心感を覚えました。加えて、長く使っていく上で当社とのコミュニケーションがとりやすいことも大事だと考えていました。この点、アート様については見積もりの際の対応や導入サポートが丁寧でしたので、パートナーとしての可能性が強く感じられました。

―ALLIGATEの導入を検討している企業様へ、導入企業としてのメッセージをお願いいたします。

犬飼様：当社はオフィス・校舎含め、全国の拠点すべてにカードリーダーを設置する必要がありました。今回、導入を進める上で、いち担当者として強く感じたのが、「本社の人間が必ずしも各拠点での設置に立ち会う必要はない」ということです。アートの皆様のフットワーク、またはアシストワークが大変頼もしく、本社から現地担当者に必要な指示を送り、あとはアート様にお任せできるという点では非常に助けていただきました。本社での事例なのですが、入居ビルとの行き違いで、音の出る工事に関する事前認識にズレが生じるということがありました。やむなく工事を一時中断するというハプニングにも見舞われましたが、アートのご担当者様がしっかりとフォローをしてくださり、その見事な対応力に感心したのを覚えております。取り付けられたカードリーダーも仰々しいものではなく、オフィスデザインに溶け込むシンプルなものなので社員からも好評です。ただ、「もう少しカラーバリエーションがあっても良いのでは？」とご担当者様にお話しをしてみたら、すでに多色展開は検討中であると伺いましたので、さすがだなと感じております。

―お忙しい中、貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございます。今後も、お客様の様々なご要望にお応えできるよう努めていきたいと思います。

取材年月：2020年12月