入退室管理システムとは？選び方や特徴、企業への導入事例を紹介

「入退室管理をもっと効率化したい」
「物理鍵の管理コストを削減したい」

とお悩みのご担当者様へ。

企業では扉やドアの施錠として物理鍵を使うケースが一般的でしたが、最近ではクラウドを活用した入退室管理システムの導入が進んでいます。

ICカードやテンキー、手持ちのスマートフォンなどで解錠できれば、物理鍵をなくしたり管理したりといった手間がかかりません。

この記事では入退室管理システムについて、その概要やメリットやデメリット、サービスの選び方をご紹介します。

▼このコラムを読んでもらいたい方

• ・入退室管理にかかるコストを削減したいとお考えの方
• ・物理鍵の管理でお困りのご担当者様
• ・勤怠管理をもっと効率化したいとお考えの方

 
▼このコラムを読んで得られる情報

• ・入退室管理システムの概要
• ・入退室管理システムの選び方
• ・実際に入退室管理システムを導入された企業様の事例

1.入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、　部屋やビルへの人の出入りを管理するシステムの名称です。例えば、クラウド型の製品では、人が出入りした履歴はクラウド上で保管され、有事の際にはデータをさかのぼって、入退室状況（誰が、いつ、どこに）をチェックできます。

入退室管理システムは監視カメラやパソコン、ソフトウェアなどと連携させることも多く、パソコンのアカウントのように、出入りできるユーザーの権限を制御して、エリア内のセキュリティを確保します。

入退室管理システムは物理鍵を使わないため、鍵を差して解錠する必要がありません。登録済みのスマートフォンやICカードなどを近づければ自動で解錠できます。（入退室管理システムの具体的な認証技術は次でご紹介します。）

入退室管理システムを導入する主な理由はセキュリティを高めるためですが、外部からの侵入を防ぐだけではありません。

昨今では内部不正による個人情報漏洩事件やマイナンバー制度の導入により、企業においては、さらに堅牢なセキュリティの構築が求められています。

1-1.入退室管理システムの主な認証技術

入退室管理システムの認証方法は、主に以下の４つがあります。

ICカード認証…駅の改札機のように、認証用のICカードをかざして解錠する方法。社員証などのICチップを埋め込んだり、手持ちの交通系ICカードを認証させたりできるものもある。物理鍵がICカードに替わる方法のため、紛失リスクが伴うが、クラウド製品では紛失時に、対象のICカードの入退室権限をクラウド上ですぐに無効化することができる。

スマートフォン認証…手持ちのスマートフォンに入退室管理システム専用アプリをインストールし、リーダーにかざして解錠する方法。ICカードや物理鍵発行の手間はないが、スマートフォンを紛失するリスクがある。ただし、クライド製品では紛失時に、対象のスマートフォンの入退室権限をクラウド上ですぐに無効化することができる。

暗号認証…テンキー認証とも呼ばれる方法で、数字の0から9の数字で構成される暗証番号を入力して解錠する方法。個々人で入退室履歴を判別させたい場合は個別に異なる暗証番号を設定する必要がある。また、退職者が出た場合や暗証番号の漏洩があった場合は暗証番号を変更しなければならない。

生体認証…バイオメトリクス認証とも呼ばれる方法で、声や顔、静脈や指紋といった身体的特徴で解錠する方法。紛失やなりすましリスクが低い一方、入退室管理システムの中でも導入コストは高くなる。

2.入退室管理システムのメリット

入退室管理システムのメリットは、以下の3つが挙げられます。
 

• ・物理鍵よりもセキュリティが高まる
• ・内部統制、Pマーク等の認証、勤怠管理業務の効率化に使える
• ・鍵を管理する手間が省ける

 
それぞれについて、順番に解説します。

2-1.物理鍵よりもセキュリティが高まる

入退室管理システムは物理鍵を用いないため、ピッキングされるリスクがありません。物理鍵がないということは、鍵を複製されたり従業員が紛失したりといったリスクも防ぐことができます。

2-2.内部統制、Pマーク等の認証、勤怠管理業務の効率化に使える

入退室管理システムでは誰が・いつ・どこの扉に入退室したのかという情報を漏れなく取得することができます。特に、クラウド型の製品ではこれらの情報をシステム上でデータとして管理することができます。そのため、例えば従業員の出社・退社時間のみ出力することで勤務状況を確認するなど勤怠管理業務の効率化をはかることができます。

なお、クラウド型の製品では他社のクラウド型の勤怠管理システムと連携可能な製品があるため、さらに勤怠管理業務の効率化につながります。

また、企業の信頼性や健全性を担保するために、昨今、内部統制を行う企業が増えています。経営陣を含むすべての従業員の行動や業務がルールに則っていること、情報漏洩対策がなされていることなどが仕組みのポイントです。入退室管理システムの導入で社員の行動をすべてデータ化できるため、エビデンスとして残すことができます。

2-3.鍵を管理する手間が省ける

入退室管理システムはICカードやスマートフォン、暗証番号などが物理鍵の代替となるため鍵を管理する手間やコストを省くことができます。

物理鍵で解錠する場合、鍵を誰がどこに保管するのか？どう貸し出し状況を管理するか？といったルールを決めなければなりません。

また、物理鍵は紛失リスクがあり、退職者が返却しない、いつの間にかなくなっていた……ということがあります。アルバイトや繁忙期の人員増加で人の出入りが激しい企業ほど、管理の手間を大きく削減できるでしょう。

3.入退室管理システムのデメリット

入退室管理システムには以下のようなデメリットもあります。
 

• ・導入や運用にコストがかかる
• ・電池切れやシステムトラブルへの対処が必要

 
それぞれについて、順番に解説します。

3-1.導入・運用にコストがかかる

入退室管理システムサービスは有償の製品なので、導入や運用にはコストがかかります。現在、入退室管理システムを何も導入していない場合はコストが増えるため、この点はデメリットです。

ただし、入退室管理システムを導入すれば、セキュリティを高め、管理業務の手間を削減することができます。そのため、人件費削減や他のコスト削減が導入費用を上回れば、全体としてはコストダウンにつながる可能性があります。

3-2.電池切れやシステムトラブルへの対処が必要

入退室管理システムの中には機器を後付けする電池タイプの製品がありますが、電池切れのリスクが発生する点はデメリットです。

また、スマートフォン認証の場合、充電切れで起動できない場合、入退室管理システムとして機能しません。電池切れにならないよう従業員に注意喚起したり、万が一の対策を取ったりする必要があるでしょう。

入退室管理システムを導入したら、電池切れやシステムトラブルのリスクが発生します。万が一に備えて対策を周知しておく、サポートが手厚いサービスを選ぶといったことが重要です。

4.入退室管理システムの選び方のポイント

入退室管理システムにはさまざまな種類があり、自社に合ったサービスを選ぶことが大事です。サービス選定の際は、以下の5つがポイントとなります。
 

• ・使いやすさ
• ・連携できる外部システムの種類
• ・設置できる扉の種類
• ・機器本体のデザイン性
• ・サポート体制

 
それぞれについて、順番に解説します。

4-1.使いやすさ

入退室管理システムは従業員全員が頻繁に使うため、ユーザー側の使いやすさが重要となります。さらに管理者側の運用のしやすさや使いやすさも重要です。

ネットワーク構築の有無や管理システムの操作性、アプリなど管理ツールの使いやすさについては、入退室管理システム選びで重視しましょう。

入退室管理システムデータをクラウドで管理する場合、Web管理ツールなどを使うため、ツールの見やすさや使いやすさも重要なポイントです。

入退室管理システムは期間限定で無料体験したり、シミュレーションしたりして、導入前にその使いやすさをチェックしておきましょう。

4-2.連携できる外部システムの種類

入退室管理システム以外に勤怠管理システムや監視カメラを導入している場合、それらと連携できるかどうかも必ずチェックしたいポイントです。

外部サービスと連携させることで、勤怠管理を効率化したりコスト削減したりといったメリットがあります。

4-3.設置できる扉の種類

オフィスや店舗のドアは、開き戸だけでなく引き戸や自動ドア、ガラス扉などさまざまです。入退室管理システムは両面テープで取り付けるタイプやシリンダーを交換するタイプ、ドアや壁に穴を開けたり加工したりと工事が必要なタイプなどがあります。

両面テープタイプは、取り外すだけで原状回復できますが、扉の材質によっては使用中に落ちたり剥がれたりするリスクがあります。一方、工事が必要なタイプは、賃貸の場合、管理会社に工事の可否を確認する必要がありますが、専門の作業員が設置するため簡単に落ちたり剥がれたりする心配がありません。

入退室管理システムのサービスによって取り付け方法は違うので、自社の扉に設置できるかも事前にチェックしましょう。

4-4.機器本体のデザイン性

飲食業やクリニック、フィットネスなど店舗の外装にこだわりのある企業で導入する場合、機器本体のデザイン性も選定基準の1つとなります。入退室管理システム機器のデザインが、自社にマッチするかどうかも確認しておきましょう。

4-5.サポート体制

万が一、入退室管理システムに不具合や故障などのトラブルが生じると、想定していた運用ができなくなり、管理者はもちろん、使用する従業員にも支障をきたしてしまいます。そのため、サポート体制の手厚さや内容の充実度も重要な選定ポイントになります。

トラブル時の問い合わせはもちろんのこと、導入や運用時もどれくらいサポートを受けることができるかチェックしましょう。

電話・メールのお問合せ、サポートセンターの営業時間やメンテナンスの頻度、駆けつけサポートの有無などを必ず確認すると良いでしょう。

5.企業における入退室管理システムの導入事例

最後に入退室管理システムの導入事例について、入退室管理システム「ALLIGATE」を導入された企業様を規模別にご紹介します。

5-1.【1～10名規模】飲食業界の事例

「食に希望を 食で希望を」がスローガンである株式会社KIBO様は、2022年の新店舗オープンにあたり入退室管理システムALLIGATE eSumLockを導入いただきました。

飲食店舗の外装にもマッチした清潔感のあるデザインやセキュリティ専業メーカーの製品であること、スピーディーな問い合わせ対応や丁寧なレスポンスが決め手となり、導入を決めてくださったそうです。

幅広い年齢層のスタッフ全員が戸惑うことなく利用でき、テンキーやスマホアプリ、ICカードといった解錠方法の選択肢も多く、使いやすいと評価いただいております。

参照：物理カギに感じていた課題の解消はもちろん、店舗にもピッタリの清潔感とデザイン性が魅力。

5-2.【50～200名規模】IT業界の事例

クラウド発注ツールなどを開発・提供している株式会社ラクーンホールディングス様は、コロナ禍でのテレワーク導入に伴い、セキュリティ強化と運用効率化のために入退室管理システム「ALLIGATE Lock Pro」を導入されました。

決め手となったのは、カードだけでなくスマホやテンキーを併用できる点、勤怠管理システムとの連携も可能である点です。「あったらいいな」と思っていた機能をすべて備えていると評価いただきました。

既存システムのカードキーをそのまま利用でき、外部のプロジェクトメンバーには特定の曜日・時間帯のみ解錠可能なカードキーを発行するなど、快適に使っていただいています。

参照：「あったらいいな」と思っていた機能をすべて備えた理想のシステムでセキュリティ面と運用面の課題を同時に解決。

5-3.【1,000～1,500名規模】不動産業界の事例

三協フロンテア株式会社では、新オフィスの建設にあたり、課題となっていた物理鍵の管理・運用負担やセキュリティリスク軽減のために「ALLIGATE Lock Pro」を導入いただきました。

従来施設では物理鍵をご利用でしたが、発行や管理にかかるコストが大きく、セキュリティ面での不安も上がっていたそうです。

社内での比較検討の結果、歴史が長く信頼感がある点、低コストで導入できる点でALLIGATE Lock Proを選んでいただきました。1日で導入できた上に、物理鍵に比べて運用時の負担が大幅に軽減でき、セキュリティ面が向上したと喜びのお声をいただいています。

参照：物理鍵で感じていた課題を解消できるとともに、自社製品と組み合わせた付加価値向上にも期待。

6.まとめ

入退室管理システムについて、その概要やメリット、デメリット、選び方のポイントをご紹介しました。この記事をまとめます。
 

• ・入退室管理システムは特定の場所における人の出入りを管理するシステムの総称である
• ・入退室管理システムの認証方法はスマートフォンやICカード、テンキーといった種類がある
• ・入退室管理システムは使いやすさや連携できる外部サービス、設置できる扉の種類などで選ぶ

 
個人情報保護やテレワークの導入などにより、社内の安全性は脅かされています。堅牢なセキュリティ環境を維持するためにも、入退室管理システムのような管理システムが欠かせません。

「ALLIGATE」は、セキュリティ専業メーカーによるクラウド型の入退室管理システムです。さまざまな扉や既存システムからのリプレイスに対応しており、落ちたり剥がれたりしない堅牢なセキュリティを構築でき、社内ネットワークの構築が不要です。

物理鍵を使いたくない、クラウド上で入退室のログ管理をしたいとお考えの企業様は、ぜひALLIGATEをご検討ください。