オフィス向け入退室管理システム選びのポイントや導入事例を紹介

「オフィスに入退室管理システムを設置して安全性を高めたい」
「自社のオフィスに合った入退室管理システムを探している」

という方へ。オフィスの施錠といえば物理鍵が主流でしたが、昨今では社員証やカードをリーダーにかざして使う入退室管理システムの導入が進んでいます。

入退室管理システムに切り替えれば、物理鍵の紛失や管理にかかるコストを削減でき、さらに勤怠システムとの連携によりデータを活用した効率的な運用を行うことも可能です。

この記事ではオフィス向けの入退室管理システムについて、メリットやデメリット、システム選びのポイントをご紹介します。

▼このコラムを読んでもらいたい方

• ・自社オフィスの入退室管理業務にお困りの方
• ・オフィス向けに入退室管理システムの導入を考えている方
• ・オフィス向け入退室管理システムの選び方を知りたい方

▼このコラムを読んで得られる情報

• ・オフィス向け入退室管理システムの概要
• ・オフィス向け入退室管理システムのメリット・デメリット
• ・入退室管理システムを導入したオフィスの事例

1.オフィス向け入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、オフィスやビルに取り付け、人の出入りを管理するシステムのことです。

入退室管理システムは物理鍵を使わない点が特徴で、あらかじめ登録してあるスマートフォンやカードキー、交通系カードなどをシステムが認識することでオフィスへの出入りが可能となります。

また入退室管理システムは、監視カメラや他の勤怠管理システムなどと連携させることも多く、施錠・解錠と同時に入退室管理システムで取得したログを勤怠管理システムに自動で送信できる点も特徴です。

入退室管理システムはオフィスの入り口となるドアに機器を取り付けます。取り付け方は両面テープを使う方法やシリンダーを交換するタイプ、ドリルで穴を開ける方法などがあり、メーカーによって異なります。

2.オフィスに入退室管理システムを導入するメリット

オフィスに入退室管理システムを導入するメリットは以下の3つが挙げられます。
 

• ・鍵の紛失や悪用を防げる
• ・スムーズに入退室ができる
• ・入退室のログを勤怠管理に活用できる

 
それぞれについて、順番に解説します。

2-1.鍵の紛失や悪用を防げる

入退室管理システムは物理鍵が不要なので、従業員が紛失したり故意に悪用したりすることを防げます。

オフィスでは物理鍵で施錠するケースも多いですが、ヒューマンエラーによる紛失を完全に防ぐことはできません。また退職者などが合鍵を作製してデータを持ち出す、悪意ある第三者がピッキングするといったリスクも考えられます。

入退室管理システムなら上記のようなリスク対策ができ、オフィスの安全性を高めることができるのです。

2-2.スムーズに入退室ができる

入退室管理システムは、スマホやICカードキーを機器にかざすだけでスムーズに入退室できます。特に電源タイプの製品は、照合速度が速いため素早く解錠します。そのため、出勤時やお昼休憩、退勤時にも混み合いにくくなり、従業員にとっても大きなメリットがあります。

また入退室管理システムなら遠隔で操作できるので、鍵当番のために管理スタッフが出勤する必要もありません。リモートワークにも対応でき、昨今の働き方にもピッタリです。

2-3.入退室のログを勤怠管理に活用できる

入退室管理システムは、外部システムと連携することで、入退室管理システムで取得したログを自動送信するため、管理スタッフの勤怠管理業務の効率化を実現できます。
実際に、「入退室管理と勤怠管理業務を効率化したい」という目的で入退室管理システムを導入される企業様は多くいらっしゃいます。最後に事例でもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.オフィスに入退室管理システムを導入するデメリット

オフィスへの入退室管理システムの導入はメリットが大きいものの、以下のようなデメリットもあります。
 

• ・管理担当者にITリテラシーが求められる
• ・賃貸物件の場合など導入できないケースがある

 
それぞれについて、順番に解説します。

3-1.管理担当者にITリテラシーが求められる

入退室管理システムの導入には、使用方法の習得やルールの策定などの対応が必要です。入退室管理システムの運用担当者は、管理画面の操作の習得などある程度のITリテラシーが求められます。

このように、担当者はシステム導入時に操作方法を覚えたり社内でのルールを決めたりと、手間や労力をかけなければなりません。

3-2.賃貸物件の場合など導入できないケースがある

入退室管理システムは、ドアのシリンダーを交換したり穴をあけたりといった工事を伴うケースもあり、自社のオフィスに対応できない可能性があります。

特に賃貸物件や他のオフィスも入っている総合ビルなどは、制限事項があるため、導入前にビルの管理会社にしっかり確認しなければなりません。

4.自社のオフィスに合う入退室管理システム選びのポイント

自社のオフィスに適した入退室管理システムを選ぶ際は、以下の５つがポイントとなります。
 

• ・初期費用と運用コストをトータルで比較する
• ・設置方法と耐用年数を確認する
• ・既存のICカードを利用できるか確認する
• ・Wi-Fiなどのネットワーク機器が必要か確認する
• ・サポート体制が充実しているシステムを選ぶ

 
それぞれについて、順番に解説します。

4-1.初期費用と運用コストをトータルで比較する

入退室管理システムをオフィスに導入する際は、初期費用や運用コストが発生します。

カードリーダーなどの機器の設置工事費用として初期費用が発生する場合があります。入退室管理システムは月額制のメーカーも多いので、月にかかる費用も把握しておきましょう。

入退室管理システムの導入や運用にはコストがかかりますが、その分、警備員の配置や物理鍵の管理といった削減できるコストもあります。総合的に見てコスト削減に効果的か、どれくらいの予算が適切かについて、一度社内で検討しておきましょう。

4-2.設置方法と耐用年数を確認する

入退室管理システムは設置方法がいくつかあり、それぞれで耐用年数があります。

手軽に設置できるものは両面テープなどで取り付ける電池タイプの製品が多く、穴を開けるといった工事が必要ありません。原状復帰も比較的容易なため、賃貸のオフィスに最適です。しかし耐用年数が長くなく、電池交換を定期的に行う必要があるため、これから先、何年も使う予定があるオフィスや多人数で利用するオフィスには向いていないでしょう。

一方で、鍵そのものを交換するタイプのものは、専門の作業員が設置工事を行うため簡単に落ちたり剥がれたりする心配がありません。通常、耐用年数は7年程度となっていますので、長期的な利用を考えているオフィスにおすすめです。

4-3.既存のICカードを利用できるか確認する

入退室管理システムは、すでにオフィスで使っているICカードをそのまま使えるものもあります。導入コストや手間の削減を考えると、既存カードをそのまま使えるシステムがおすすめです。

4-4.Wi-Fiなどのネットワーク機器が必要か確認する

入退室管理システムのメーカーによっては、別途、Wi-Fi通信環境やネットワーク機器が必要な場合もあります。新たに設置するとコストがかかるため、外部機器不要で設置できるシステムがおすすめです。

4-5.サポート体制が充実しているシステムを選ぶ

入退室管理システムはサポート体制も重要です。ドアの解錠ができなければオフィスで働くすべての従業員に影響があるため、万が一の時は駆けつけサポートがあるなど、サポート体制が充実しているシステムを選びましょう。

5.入退室管理システムをオフィスに導入した事例

最後に、クラウド型入退室管理システム「ALLIGATE」をオフィスに導入してくださった企業を３社ご紹介します。

5-1.セキュリティ性と勤怠管理の効率性を同時に強化した事例

株式会社アカツキ様は、ゲームを軸としたIPプロデュースカンパニーとして活躍されており、ライツ事業にも幅を広げていくことを発表された企業様です。

既に別のオフィス施錠システムをご利用でしたが、その仕様はシンプルだったため働き方改革の観点から正確な勤務時間を客観的に把握されたいというニーズからALLIGATEを導入していただきました。
アカツキ様のオフィスは居心地の良さを大事にデザインされていますが、若手社員の方を中心に退勤後も会社に残って自主勉強をされる方が多く、見方によってはサービス残業ととらえられる懸念がありました。

そこで、オフィスにいる時間を正確に把握するために、入室・退室履歴を漏れなく取得できるALLIGATEを導入していただきました。それにより正確な勤怠データを管理できるようになったと評価いただいています。

なお、ご導入にあたっては、認証速度の速さと通路の幅の確保が課題でしたが、アカツキ様より無事にシステムを構築できていると好評でした。

参照：オーダーメイドのフラッパーゲートが実現したのは 正確な勤怠管理とセキュリティゲートでの認証スピードの速さ

5-2.電子錠からのリプレイスで入退室管理の課題を解決した事例

株式会社ミュートス様は、システムインテグレーションやクラウドサービス、プロモーションという３つの軸で、医療業界をメインとした意思決定・戦略策定の支援を展開されています。

オフィスでは既存の電子錠をお使いでしたが、システムに限界を感じ、よりスマートな施錠システムに切り替えるためにご検討いただいた結果、ALLIGATEを導入していただきました。

実は４年ほど前から別のスマートロックもお使いでしたが、トラブルが多く、既存のシステムとも連携できていませんでした。代替システムのご選定にあたってはミュートス様が希望される60項目の条件の対応可否を各社に確認され、すべての条件を満たしていたALLIGATEをが採用されました。
導入後はALLIGATEのAPIを使い、他のシステムと連携することで複数の拠点で1分単位でログを取ることができています。管理部門における勤怠管理のコストが大幅に下がったと、喜びの声をいただきました。

参照：解錠・施錠の反応が遅い、ログが記録されない。 既存のスマートロックからALLIGATEへの刷新で全ての課題がクリアに！

5-3.複数のグループ企業のオフィスで入退室管理を一元化した事例

アートスパークホールディングス株式会社様（※現在の御会社名：株式会社セルシス様）は、ご導入検討時、異なる事業を展開する３つの会社で構成されていました。各社別々の入退室・勤怠管理システムを使用されていたため、統合ツールとシステムの組み合わせを模索する中でALLIGATEを導入くださいました。

ALLIGATEでは入退室と勤怠システムが連携しているため、一枚のカードで管理でき変更に負荷がかからない点が導入の決め手だったそうです。
ALLIGATE導入後は入室時の打刻と同時に勤怠システムへ自動的に記録され、人事スタッフの手がかからず助かったとお声をいただいております。ブラウザから閲覧できるので人事担当者はリモートで対応でき、会社に在席する必要もないとのことです。

部門間の人の出入りも可視化できるようになり、在席しているか、出社・退社しているかといった確認も簡単になったと評価いただいています。

参照：全社的な入退室・勤怠管理の統合をするにあたって法整備対応の工数・勤怠管理が魅力に映る。

6.まとめ

オフィスにおける入退室管理システムについて、システムの概要やメリットとデメリット、選び方をご紹介しました。この記事をまとめます。
 

• ・入退室管理システムではICカードやスマートフォンが物理鍵のかわりとなり、従業員の入退室を管理できる
• ・入退室管理システムは鍵の紛失や悪用を防ぐメリットがある
• ・システムによって設置方法や耐用年数が異なるので、導入前にしっかり確認する

 
物理鍵は紛失リスクや遠隔操作ができないなどの理由で、働き方が多様化したオフィスで見直しが始まっています。勤怠管理システムとの連携でさらに業務効率化を図れるなどメリットも多く、コスト削減を考えているオフィスに大変おすすめです。

入室管理システムALLIGATEは、セキュリティ専業メーカーによるクラウド型のシステムで、高機能・ハイセキュリティ・万全のサポート体制があります。興味がある方は、ぜひ一度お問合せください。