CASE STUDY 全社的な入退室・勤怠管理の統合をするにあたり法整備対応の工数・勤怠管理が魅力に映る。

アートスパークホールディングス株式会社

業種: IT・メディア

事業規模: 50～299名

URL: https://www.artspark.co.jp/

アートスパークホールディングス株式会社様は、「クリップスタジオペイント」やクリエイターサポートなどグラフィックコンテンツのソリューションを主軸にした株式会社セルシス、組込み機器向けソフトウエアの制作を一貫してサポートする株式会社エイチアイ、HMI開発に特化した株式会社カンデラジャパンの3社で構成されています。今回、各社個別に行っていた入退室・勤怠管理を統合できるツールとシステムの組み合わせを模索する中、ALLIGATEの利便性にご着目いただきました。

取材にご協力いただいた（左から）中村様、藤田様、今井様

入退室・勤怠情報をグループで一元管理へ。

―まずはALLIGATEのご導入をご検討なさった経緯を教えてください。

藤田様：当社は3社で構成されるグループ企業で、ALLIGATE導入以前はそれぞれ別の方式で入退室・勤怠管理を行っていました。例えば、1社ではソフトウェアを制作する上での工数管理を適切に行うため、当初から勤怠データはPC上で個別管理し、入退室については、あくまでも入退室の記録をするというもの。1社では、工数管理自体は細かくとっておらず入退室データのログから勤怠情報を獲得するという方式だったりしたのです。この場合は勤怠データを一度Excelのシートに起こして、毎月社員各自が確認をするという方法になり、手間がかかっていたという問題も潜在的にありました。こうした背景の中、オフィスのリニューアルと働き方改革の流れもあり、入退室と勤怠管理を一気通貫でできる方法を模索していたところ、ALLIGATEの存在を知ったのです。

―3社様それぞれで入退室・勤怠管理が異なるだけでなく、就業規則や給与体系も異なるわけですので、そのあたりの統一はどうなさっていたのでしょうか？

今井様：実は今回、その点もすべて統一しようという流れのもとでの導入だったのです。グループ全体の就業規則や給与体系を統一するのであれば、当然、情報管理手段も統一されているほうがランニングコスト面でも人員の労力面でも明らかに負荷が少なくなります。ですが、そもそも入退室と勤怠がうまく連携しているものは少なく、それぞれが独立しているケースが多かったのです。その点でALLIGATEの入退室システムは、チームスピリットによる工数・勤怠管理と直結しているため入退室と勤怠が一枚のカードで適切に管理できるうえ、変更そのものに負荷がないことは魅力的でした。

人事労力の削減だけではなく社内の人の動きの可視化にも繋がった。

―ALLIGATE導入後、どのようなご感想をお持ちですか？

中村様：やはり導入メリットを強く感じるケースは多くあります。以前は勤怠システムに手動でデータを流しこむ必要がありましたが、今は入退室の打刻と同時に勤怠システムへ自動的に情報が記録されるようになっていますので、人事スタッフの手間がかからず助かっていますね。人手をかけることで発生しがちだった打ち込みミスもなくなっています。また、今までは自社サーバーだったので社内からアクセスするしかなかったところ、新システムのもとではブラウザから閲覧できるので、人事担当者が会社にいなくても閲覧できるのは大変効率がいいと感じています。

今井様：オンタイムで情報管理できるということは、管理者がタイムリーにゲートの出入りを見られるということになります。当社は管理部門が別ビルにあるなど、部門間の人の出入りを可視化しにくい環境にあったのですが、「今、この方は席にいるか」「すでに出社または退社していないか」など、ログ情報を頼りに可視化できるのは便利ですね。連絡や何かしらの声掛けをしやすくなったという声もあがっています。

イレギュラーに対応できるさらなるシステム連携を。

―今後もALLIGATEをご活用いただくうえで、アートならびにALLIGATE自体に対してご要望がございましたらお聞かせください。

中村様：実装できたらありがたいのは、ALLIGATEの稼働停止という緊急時にシステム側がそれを認知できるような機能的な連携ですね。例えばALLIGATEが何かしらの原因で作動しない、つまりログがシステムに流れない状態になったとします。その場合、システム側に前日の勤怠情報が反映されてしまい、それが確定してしまうことがありました。一度確定すると、正しい勤怠情報の入れ直しをするにせよ、全社単位でしか更新できないため、個人指定や時間指定ができるような、細かな入れ直しができるようになるといいですね。

藤田様：システムのソフトウェアなど、中身に関しては別段問題を感じていません。大変いいシステムだと感じています。ただ、機械のことなので想定外の稼働停止はやむを得ないこともあるのですが、物理的なところでイレギュラーが発生する際のリスクはまだまだ改善できる余地もあると思います。

今井様：あとは、ALLIGATE端末のカラーバリエーションが増えると、当社のように社内イメージをリニューアルする際に、ご導入を検討されやすくなるのではないでしょうか。当社が導入したときは、いわゆるプレーンなオフィスでしたが、昨年夏に大工事を行い、木目調のカフェテリアを連想するようなインテリア空間になりました。ホワイトしかなかったところにブラックが出てきたと聞きましたが、ほかにもなじみやすいカラーバリエーションがあると、今後、個性的なオフィスデザインを検討する企業様にも受け入れられやすいのではないでしょうか。