入退室管理システムで勤怠管理を行うメリットや導入の流れを解説

昨今、DX化に伴って入退室ログから正確な出退勤データを取得できる入退室管理システムの導入事例が増えつつあります。勤怠管理システムを入退室管理システムと連携させれば、手間をかけずに各従業員の労働時間を適切に把握することが可能です。

とはいえ、入退室管理と勤怠管理の連携にはメリットもある一方で、デメリットも存在します。

この記事では、入退室管理と勤怠管理を連携させたい方へ向けて、メリットやデメリット、導入するまでの流れを解説します。

▼このコラムを読んでもらいたい方

• ・労務管理の効率化を考えている方
• ・入退室管理システムと勤怠管理を連携させたい方
• ・従業員の出退勤時間を正確に把握したい方

 
▼このコラムを読んで得られる情報

• ・入退室管理と勤怠管理を連携させるメリット
• ・入退室管理と勤怠管理を連携させるデメリット
• ・システム連携により勤怠管理を効率化した事例

1.入退室管理と勤怠管理は連携することが可能

入退室管理システムと勤怠管理システムを連携させることで出退勤時間を自動で保存することができます。入退室管理システムでは、入退室時にカードリーダーに照合しなければ入退室できないため、自身で打刻するタイムカードと異なり、勤怠管理を正確に行えるほか、管理業務にかかる手間を大幅に効率化することが可能です。

そのため、昨今では入退室管理と勤怠管理システムを連携させた仕組みを導入する企業が増加傾向にあります。

1-1.入退室管理は義務化されていないが労働時間の把握は必須

法律上の義務として、勤怠管理による労働時間の把握は必要不可欠です。2019年4月に定められた労働安全衛生法のガイドラインでは、「労働者の始業・就業時間を適正に記録する」「タイムカードやICカード、パソコンで客観的なログを残す」などが定められており、勤怠状況を適切に把握する必要があります。

出典元：厚生労働省「使用者が講ずべき措置に関する基準」

一方で、入退室管理は義務化されていないものの、勤怠管理システムと連携させることで勤怠ログを勤怠管理システムに自動的に保存することが可能です。入退室の時間から出退勤時間を自動的に送信するため、客観的に労働時間を把握することを定めているガイドラインの基準を満たせます。

従業員の中には、タイムカードの打刻後にオフィスへ留まってサービス残業をしてしまう事例が見受けられるのも事実です。そのような問題を解決するべく、入退室管理システムと勤怠管理システムを連携させて、出退勤のログを自動的に取得する事例が増えつつあります。

2.入退室管理と勤怠管理を連携するメリット

入退室管理と勤怠管理を連携させれば、以下のメリットを得られます。
 

• ・客観的な労働時間を把握できる
• ・勤怠管理業務の手間が省ける
• ・オフィスのセキュリティ性が高まる

 
ここでは、入退室管理と勤怠管理を連携させるメリットについて解説します。

2-1.客観的な労働時間を把握できる

入退室管理と勤怠管理を連携させれば、入退室時の打刻時間により、客観的な労働時間を把握できるため、勤怠管理業務を正確に行える点がメリットです。タイムカードなど自主申告制の打刻式では、実際の出退勤時間にズレが生じていたり、打刻後にサービス残業をしていたりと、労働環境の実態と乖離した状況にあるケースも少なくありません。

そこで、入退室管理システムと勤怠管理システムを連携させれば、オフィス内への入退室で自動的に出退勤時間も打刻できるため、その打刻時間を勤怠管理システムに自動送信できるのがメリットです。

2-2.勤怠管理業務の手間が省ける

入退室管理と勤怠管理システムを連携させれば、勤怠管理業務の手間が省けるのは大きなメリットです。タイムカードなどを別途打刻する必要もなく、入退室管理システムによっては、ICカードをタッチするだけでオフィスの入退室と勤怠ログの取得を同時に行えるケースもあります。

また、アラート機能などが搭載された勤怠管理システムなら、自動通知が行われるため、残業時間などをリアルタイムで把握できるのもメリットです。勤務時間を適宜チェックする必要もなく、入退室から残業時間管理までシステム任せで自動化できます。

2-3.オフィスのセキュリティ性が高まる

入退室管理システムと勤怠管理システムを導入すれば、オフィスのセキュリティを高める効果も期待できます。入退室管理システムの中には、専用のICカードやスマホアプリによる認証だけではなく、生体認証など豊富なセキュリティの選択肢があり、オフィスに部外者が侵入できない仕組みを採用することができます。

加えて、オフィス内で何らかのトラブルが起きた時、勤怠ログと合わせて「誰がオフィスに入退室したのか」をチェックできるのもメリットです。誰が出入りしたのかログが残るためトラブルの原因を特定・対処しやすくなります。

3.入退室管理と勤怠管理を連携するデメリット

入退室管理と勤怠管理システムを連携すればさまざまなメリットが得られる一方で、デメリットも存在します。代表的なデメリットは以下のとおりです。
 

• ・システム導入時に手間がかかる
• ・システムトラブルにより記録に支障をきたすリスクがある

 
ここでは、入退室管理と勤怠管理を連携するデメリットについてご紹介します。

3-1.システム導入時に手間がかかる

入退室管理と勤怠管理を連携させるには、既存の環境にシステムを導入しなければなりません。勤怠管理システムはSaaSなども登場しており、手早く導入することが可能です。一方で、入退室管理システムは、入退室を検知するための仕組みとしていくつかのデバイスを導入しなければなりません。

場合によっては工事が必要になるなど、システムの導入・連携を実現するまでに時間や手間がかかってしまう恐れがあります。

3-2.システムトラブルにより記録に支障をきたすリスクがある

入退室管理と勤怠管理を連携した時のデメリットに、システムトラブル時に記録が正しく行われないリスクが挙げられます。多くの入退室管理システムはトラブル時のリスクを最小限に抑えているものの、何らかのトラブルで入退室のログが取得できない事例があるのも事実です。

入退室管理システム任せで勤怠管理を行っていた時、正しいデータが取得できないと大きなトラブルに発展してしまいます。そのため、システムトラブルなどが起きた時に素早く対応してもらえるベンダーかどうかチェックしておくことが大切です。

たとえば、「ALLIGATE（アリゲイト）」では24時間365日のサポート体制を構築しており、万が一のトラブルが起きれば日本全国の駆けつけサポートで問題解決に当たります。システムトラブル時にスピーディな対応を求めている場合は、ベンダー側のサポート力も要チェックです。

4.勤怠管理が可能な入退室管理システムを導入する流れ

昨今では、勤怠管理が行える入退室管理システムが多数登場しています。しかし、すべての入退室管理システムがオフィスに導入できるとは限りません。勤怠管理に着目して入退室管理システムを導入する時は、以下のポイントに着目しましょう。
 

• ・自社に合うシステムを選定する
• ・機器の設置箇所やシステムの運用方法を決める
• ・設置工事およびシステムのセットアップを行う

 
ここでは、勤怠管理が可能な入退室管理システムを導入する流れについてご紹介します。

4-1.自社に合うシステムを選定する

入退室管理システムを導入する時は、自社に合うシステムかどうか選定することが大切です。具体的には、社内の設備環境や従業員数など、規模に応じて導入に向いている入退室管理システムが異なります。

また、導入している既存の勤怠管理システムと連携ができるかどうかも要チェックです。すべての入退室管理システムが連携できるわけではないため、連携が可能かどうかベンダーに確認することをおすすめします。

4-2.機器の設置箇所やシステムの運用方法を決める

入退室管理システムを勤怠管理用に導入する場合は、機器の設置箇所やシステムの運用方法を定めることも大切です。たとえば例えば、外部の人の出入りが多いオフィスでは、ICカードを用いた入退室管理システムが人気を集めています。入退室権限の付与などが行いやすく、カードの紛失などがあってもカードそのものの権限を遠隔で無効化できる点がメリットです。

一方で、より高いセキュリティが求められる重要なエリアには、指紋認証などより高度な入退室管理システムがおすすめです。設置場所や目的に合わせて自社がどのようなシステムを求めているのか振り返るのをおすすめします。

4-3.設置工事およびシステムのセットアップを行う

入退室管理システムの運用方法や機器の設置場所が定まれば、ベンダーに相談して設置工事・システムのセットアップを行いましょう。機器の設置工事は導入したシステムによって異なり、常時電気を供給できる電気錠タイプはドアや壁周りを含んで工事する事例が多くなっています。

そのため、賃貸オフィスなど工事が難しい場合は、バッテリー式の電子錠も選択肢にあがるでしょう。

設置工事が完了したら、入退室管理システムのセットアップと勤怠管理システムの連携を行います。ベンダーによっては、勤怠管理システムとの連携についてサポートをしてもらえる可能性もあるため、事前に相談してみるのをおすすめします。

5.入退室管理システム「ALLIGATE」による勤怠管理の事例

勤怠管理システムとも連携が可能な入退室管理システム「ALLIGATE」では、さまざまな勤怠管理を効率化した事例が多数存在します。

ここでは、「ALLIGATE」をご導入いただいた企業様より、勤怠管理を効率化した事例についてご紹介します。

5-1.グループ企業3社で入退室・勤怠情報を一元管理

オフィスのリニューアルに伴って、グループ企業3社で入退室・勤怠情報の一元管理を実現された「アートスパークホールディングス株式会社」様（※現在の御会社名：株式会社セルシス様）では、導入前、異なるフォーマットの勤怠システムへ手動でデータを流し込むことに課題をお持ちでした。
そこで、オンタイムで勤怠情報と連携できる「ALLIGATE」をご導入いただきました。

入退室と共に勤怠管理システムへ自動的に情報が登録されるため、人事スタッフの負担軽減に成功。打ち込みミスなどのヒューマンエラーもなくなり、「業務の効率化を実感できた」と嬉しいお声をいただきました。

参照：全社的な入退室・勤怠管理の統合をするにあたり法整備対応の工数・勤怠管理が魅力に映る。

5-2.勤怠管理の作業負荷を軽減した事例

勤怠管理のアナログ的な管理手法が作業負担となっていた「株式会社プログリット」様では、入退室のセキュリティや勤怠管理の手動記録が課題となっていました。勤怠管理では申請・承認される社員の方に負荷がかかっていただけではなく、労務担当の方による確認・修正なども大きな負担となっていらっしゃいました。

電源タイプの「ALLIGATE」をご導入いただいたことにより、勤怠管理の作業負担を軽減しただけでなく、電池交換も不要なため、管理負担が大きく減ったと高くご評価いただきました。また、導入前後で起きた入居ビルとのトラブルもALLIGATEの営業担当がサポートさせていただいたことに、「フットワークとアシストの良さに感心した」とご好評でした。

参照：セキュリティ強化・入退室履歴の管理・勤怠管理という3つの課題を オフィス・校舎含め、全国の拠点で同時に解決することを策定！

5-3.システム導入で社員の時間意識に好影響をもたらした事例

社外の方の来訪も多いオフィスで、社内にどの社員がいるのか分からないいと頭を悩まされていた「akippa株式会社」様では、「いつ、誰が出入りしたか」を把握することが急務だとセキュリティ上の課題を抱えておられました。

そこで、細かく入退室の時間のログを取得できる「ALLIGATE」をご導入いただきました。

ALLIGATEで入退室を漏れなく記録できるようになったことで、出退勤時間もきちんと把握できるようになり、社員の方がオン・オフの切り替えを明確にできるようになり、仕事へのメリハリがついたとのこと。プライベートタイムを強く意識できるようになった結果、それぞれの社員の方が体験したことを自社サービスに活かそうとするようになり、サービスの品質向上にも良い影響を与えているとのことです。

また、導入後にALLIGATEの営業担当が運用サポートで行ったレクチャーを高くご評価いただきました。

参照：入退室管理の徹底によるセキュリティ強化だけではなく 社員のタイムコスト意識にも好影響を及ぼした設置事例に。

6.まとめ

入退室管理システムは、勤怠管理システムとの連携で労務管理を効率化できます。システムによっては入退室時間を秒単位で把握できるほか、打刻後のサービス残業などを管理できるため、昨今では多くの企業で導入が進められています。

もし、「入退室管理システムで勤怠管理を行いたい」とお考えの場合は、ぜひこの機会に「ALLIGATE（アリゲイト）」までご相談ください。アリゲイトではいろいろな扉や既存システムのリプレイスにも対応しています。
堅牢なオフィスセキュリティの実現に貢献するほか、勤怠管理システムや予約・防犯カメラシステムとの連携も可能。導入後も日本全国駆けつけサポートを実施しているほか、万が一のトラブルが起きても24時間365日のサポート窓口がありますので、安心してご利用いただけます。