クラウド型入退室管理システムの選び方やメリット、導入事例を紹介

クラウド型入退室管理システムを導入すると、いつ・どこで・誰が・どの部屋に入退室したのかログを取得することができます。そしてログをクラウドで確認することができるだけではなく、遠隔で鍵の解錠を行ったり、入退室のログをチェックしたりと、より効率的な運用ができるようになります。

この記事ではクラウド型入退室管理システムについて、その概要や選び方、期待できるメリットについてご紹介します。導入を検討している企業の担当者様は、ぜひ最後までお読みください。

▼このコラムを読んでもらいたい方

• ・入退室管理業務を効率化したい方
• ・入退室管理業務をリモートワークでも行えるようにしたい方
• ・クラウド型の入退室管理システムをお探しの方

 
▼このコラムを読んで得られる情報

• ・クラウド型入退室管理システムの特徴
• ・クラウド型入退室管理システムのメリット・デメリット
• ・クラウド型入退室管理システムを選ぶポイント

1.クラウド型入退室管理システムとは

クラウド型入退室管理システムは、インターネット上で入退室の制御や入退室ログのチェックなどを行います。

クラウド型入退室管理システムを設置することで、いつ・誰が・どこの扉で入退室したかについて自動でデータを取得できる点が大きな特徴です。

またクラウド型入退室管理システムでは、物理鍵のかわりに手持ちのスマートフォン、交通系ICカードや指紋、顔などの生体情報をシステムに登録して認証することで、紛失やピッキングなどの悪用リスクを抑えることができるのです。

クラウド製品のためWeb管理ツールで遠隔操作が可能なため、担当者がシステムを導入した施設内にいる必要がありません。そのため、入退室ログのチェックや入退室における権限の付与、設定変更といった業務を効率化できます。

すでにクラウド型の勤怠管理システムを導入している場合、入退室管理システムと連携させることで、入退室ログを勤怠システムに自動的に送信できるため、さらなる効率化が期待できます。

1-1.専用サーバー型の入退室管理システムとの違い

入退室管理システムには、クラウド型のほかに専用サーバー型があります。専用サーバー型はオンプレミス型とも呼ばれ、社内に入退室管理システム専用のサーバーや管理パソコンを設置する必要があります。

専用サーバー型は社内で管理システムを構築するため、柔軟な設定ができます。高度な管理システムや独自システムを構築できる点がメリットで、カスタマイズも自由です。

一方で社内に専用のサーバーを置くため、初期費用・ランニングコストの両方が高額になりがちで、導入に時間もかかります。また、管理パソコンにアプリケーションをインストールして運用するため、社内でしかアクセスできず、遠隔操作はできません。

なるべくコストを抑えたい、社外からも入退室管理を行いたいという場合は、クラウド型の入退室管理システムがおすすめです。

2.クラウド型入退室管理システムのメリット

クラウド型入退室管理システムには、以下のメリットがあります。
 

• ・セキュリティと業務効率を高められる
• ・導入コストが抑えられる
• ・インターネット上で遠隔から管理できる

 
それぞれについて、順番に解説します。

2-1.セキュリティと業務効率を高められる

入退室の権限をクラウド上で管理できるため、ユーザーがICカードを紛失した場合にはオフィスにいなくてもWeb管理ツールにて入退室権限を無効化できます。また、新しく社員やアルバイトの方が入社する場合も同様にWeb管理ツールにて入退室権限を発行することができます。、
なお、取得した入退室ログはクラウドで保存されているため、管理者はどこからでもデータにアクセスできます。勤怠管理システムと連携させれば、より業務を効率化できます。

2-2.導入コストが抑えられる

クラウド型入退室管理システムは月額制のものが多いため、オンプレミス型の製品と異なり初期費用を抑えることができます。、クラウド型入退室管理システム「ALLIGATE」なら1扉あたり1万円台からとリーズナブルで、利用人数による追加課金もありません。

自社内で入退室管理システムを独自に構築する場合、開発費用や専用のサーバー、管理パソコンの準備などで、数百万円かかることもあります。そのためコストを重視するなら、クラウド型がおすすめです。

2-3.ネット上で遠隔から管理できる

クラウド型入退室管理システムはWeb管理ツールにインターネット上でアクセスできるため、管理のためにオフィスに出社する必要がありません。そのため、テレワークなどオフィス外でも管理業務ができ、管理者のリモートワーク促進にも効果的です。

3.クラウド型入退室管理システムのデメリット

クラウド型入退室管理システムには以下のデメリットがあります。
 

• ・導入までの準備に手間がかかる
• ・システムエラーなどのトラブル対策が必要

 
それぞれについて、順番に解説します。

3-1.導入までに準備が必要

クラウド型入退室管理システムは、導入までにICカードの発行や、社員情報を登録するなどの準備が必要です。従業員人数分のカードが必要なので、従業員人数が多いほど準備に手間がかかります。

すでに入退室管理システムを導入されていて、乗り換えをお考えの場合は、既存のカードやIDを引き継ぐことができるものがおすすめです。この場合、新しいクラウド型入退室管理システムの導入までにかかる手間を短縮できます。

3-2.システムエラーなどのトラブル対策が必要

クラウド型入退室管理システムの利用にあたっては、システムエラーなどのトラブルが発生するリスクがあります。トラブルによって想定の運用ができなければ従業員に大きな支障が出るため、事前にどう対処すべきか決めておくことが大事です。

クラウド型入退室管理システムの場合、トラブル時のサポート体制が充実しているシステムを選べば、適切かつ迅速に対処してもらえます。電話やメールの問い合わせやサポートセンターの営業時間、駆けつけ対応の有無について、事前にチェックしておくと安心です。

4.クラウド型入退室管理システムを選ぶ際のポイント

クラウド型入退室管理システムを選ぶ時には、以下の4つがポイントとなります。
 

• ・対応している認証方法の種類
• ・電源の方式
• ・認証のスピード
• ・導入までの期間

 
それぞれについて、順番に解説します。

4-1.対応している認証方法の種類

クラウド型入退室管理システムには認証方法が複数あり、以下のような種類が挙げられます。
 

• ・テンキー認証（暗号認証）
• ・ICカード認証
• ・スマートフォン認証
• ・生体認証

 
テンキー認証は0から9の数字の間で暗証番号を決める方法です。昔からある認証方法ですが、退職者や漏洩があった場合は番号を変更しなければなりません。

駅の改札機のようにカードを認証させるICカード認証は、ほとんどの場合、手持ちの交通系ICカードや社員証が使えます。ICカードの紛失リスクがありますが、クラウド上なら紛失時にすぐに無効化できます。

スマートフォン認証は、手持ちのスマートフォンに専用のアプリをインストールしてリーダーに認証させることで解錠する方法です。クラウド型なら、ICカード認証と同じく紛失時にすぐ無効化できます。

生体認証はバイオメトリクス認証ともいわれ、静脈や網膜、声や顔といった身体的特徴や行動的特徴で解錠する方法です。なりすましを防げますが、入退室管理システムの中でも導入コストが高くなります。

クラウド型入退室管理システムメーカーによって上記のような認証方法があり、複数を組み合わせられるケースも多いです。クラウド型入退室管理システムの導入時には、どの認証方法が使えるのかもチェックしておきましょう。

4-2.電源の方式

クラウド型入退室管理システムの場合、電池タイプと電源に接続するタイプの2種類に大別されます。

電池タイプは取り付けが簡単ですが、電池切れのリスクがあるので注意が必要です。電池切れになるとシステムが動作せず、管理者が定期的に充電や電池の入れ替え対応を行わなければなりません。

電源に接続できるタイプなら電池切れのリスクがなく、安定した運用ができるため、おすすめです。

4-3.認証のスピード

クラウド型入退室管理システムは出勤・退勤時の混雑回避や動線移動の効率化のために、認証スピードも重要です。なるべく立ち止らずに入退室できるよう、認証スピードが速いものを選びましょう。

4-4.導入までの期間

導入までの期間は、クラウド型入退室管理システムを提供する会社や導入環境などによってさまざまです。導入前に想定期間をチェックしておき、迅速に導入できるシステムを選ぶようにしましょう。

5.クラウド型入退室管理システムの導入事例

最後に、クラウド型入退室管理システム「ALLIGATE」の導入事例を3つご紹介します。

5-1.認証スピードの速さとオーダーメイドのゲートでスムーズな導線移動を実現

ゲームを軸としたIPプロデュースカンパニーである株式会社アカツキ様は、正確な勤務時間を客観的に把握するためにALLIGATEをご導入いただきました。
アカツキ様のオフィスは居心地の良さを大事にデザインされていますが、若手社員の方を中心に退勤後も会社に残る風潮が課題でした。そのため、働き方改革の観点から、正確な勤務時間を知る必要があると判断されたのです。

選定ポイントとして認証速度の速さと通路の幅の確保を重視されていました。導線が狭くなることで移動スピードが落ちるため、この2つの要件を満たすようご要望をいただきました。

オーダーメイドのフラッパーゲートの導入は半年かかると見込んでいたものの、実際は3か月で導入が実現。隣の席で作業しているかのようなアート社員のレスポンスの早さもご評価いただきました。

参照：オーダーメイドのフラッパーゲートが実現したのは 正確な勤怠管理とセキュリティゲートでの認証スピードの速さ

5-2.全国の拠点でセキュリティ性を向上

英語コーチング「プログリット(PROGRIT)」を展開されている株式会社プログリット様では、かねて課題であったオフィスと校舎を含めた全国拠点での入退室セキュリティ強化・勤怠管理の改革の実現のためにALLIGATEを導入いただきました。
セキュリティと勤怠管理という日常に即した課題から、運用上の違和感がないこと、さらにトラブルがなく安心感があることからALLIGATEをご選定いただきました。電源供給式で電池交換不要である点もシンプルかつストレスフリーな運用が実現可能ということも重要な選定ポイントになっていました。

導入後は、それまで把握できていなかった“隠れ残業”を可視化できるようになり、残業代の未払い・過払いといったリスクの激減など導入効果を実感いただいています。

参照：セキュリティ強化・入退室履歴の管理・勤怠管理という3つの課題を オフィス・校舎含め、全国の拠点で同時に解決することを策定！

6.まとめ

クラウド型入退室管理システムについて、クラウド型のメリットやデメリット、選び方のポイントをご紹介しました。この記事をまとめます。
 

• ・クラウド型入退室管理システムは導入コストの削減や遠隔操作ができる
• ・クラウド型入退室管理システムは導入に準備が必要で、システムエラー対策などの注意点がある
• ・選び方として、認証方法や電池の方式、認証スピードや導入期間がポイントである

 
ALLIGATEはセキュリティ専業メーカーによるクラウド型入退室管理システムで、高機能、ハイセキュリティ、そして手厚いサポート体制が魅力です。

高いコストパフォーマンスや信頼性の高いセキュリティの構築が可能なをクラウド型入退室管理システムをお探しなら、ぜひALLIGATEまでお問合せください。