CASE STUDY クラウド製品による一元管理で導入後の効率がアップ。長年の豊富なノウハウにより、期待通り全国の事業所の設置工事もスムーズに実現。

会議室への新規導入だけではなく、全国の事業所での既存製品からの入替も最小限の負担で実施。

－ALLIGATE Lockを導入するに至った経緯を教えてください

倉本様：当社の日比谷オフィス（一部）において、リニューアルを検討していたのですが、そのなかで会議室を10部屋ほど設ける予定になりました。室数と利用人数が多いので会議室の入退室管理を行い、利用状況を把握できるようにすることが目的でした。
また、事業所の入退室管理システムの入れ替えも予定していたので、その点も視野に入れていました。

－ALLIGATE Lockを選ばれた決め手は何でしょうか

塩川様：ユーザーデータの登録やメンテナンスのしやすさが重要でした。日比谷オフィスの会議室は研修などを行うため、全国から社員が集まってきます。日比谷オフィスに勤めているのは500人ほどですが、出入りする人数は延べ2,000人にのぼります。入社や異動なども毎月発生しますし、管理面での効率の良さは重視しました。実は、当初は電池タイプのALLIGATE eSumLockを検討していてデモ機で検証も行いましたが、最終的に入退室ログの管理や導入後の電池交換等の手間を削減することを重視して電気錠タイプのALLIGATE Lockを採用しました。

不二様：既存の社員証をそのまま流用できることも大きなポイントでした。当社ではMIFAREカードを社員証として使用していますが、他社製品ではカードを切り替えなければならないものが多かったのです。カードを使わずに暗証番号やQRコードを利用する方法もありましたが、暗証番号はセキュリティ強度を上げての管理・運用が大変ですし、入退室ごとにスマートフォンをかざすことも、あまり現実的ではありませんでした。社員証であれば常に携帯しているためサッとかざすことができますし、何よりも社員は従来通りの運用になりますので戸惑いがありません。2,000枚近いカードの切り替えに発生する作業負担やコストを考えると、既存の社員証が流用できることは必須条件でした。

倉本様：加えて、ホームページを拝見したのですが、アートさんが長年セキュリティに対して真摯に取り組んでこられていることも印象的でした。長年、入退室管理を専門に取り扱うアートさんだからこそ、豊富なノウハウがあるのではと感じました。

入退室権限の管理のしやすさに加えて日々利用する社員の方からの評価も上々。

－施工時の対応はいかがでしょうか

倉本様：当社は全国に49ヵ所の事業所を構えています。ALLIGATE Lockを採用するにあたり、今後、全国で設置工事を行っていただく必要がありました。そのため選定時には大都市圏以外でも工事の対応が可能かどうかということは、かなり重要でした。

塩川様：これまでに10ヵ所以上の事業所でALLIGATE Lockの設置が完了しています。直近で施工した鹿児島営業所でも、アートさんが当社の施設管理担当者と細やかに連携してくれ、とてもスムーズだったと聞いています。当日、工事をされた方の説明も非常に分かりやすかったとのことで、改めて体制がしっかりされていると感じています。

－実際にALLIGATE Lockを利用いただいて、いかがでしょうか

不二様：会議室に鍵があるため、会議で使用するプロジェクターなどの備品を以前のように都度返却することなく、そのまま会議室に保管できるため、便利になったとの声が上がっています。

また管理者側でも社員の入退室権限のメンテナンスも、かなり負担が軽減されて効率的に運用できています。何よりもデータの一括登録が便利ですね。毎月発生する入社や異動の社員の管理や仮カードの発行、組織変更や勤務地の変更など、メンテナンスの必要な件数が意外と多く、それを1件ずつ入力するとなるとかなりの作業時間が必要です。そのため一括登録の機能は必須です。また、これを機に入退室管理システムの登録データを整理し、一元管理する運用が構築できたのでセキュリティ面においても良かったと思います。

塩川様：入退室のログをすぐに確認できるので、改めてクラウド型のALLIGATEは便利だと感じています。例えば、既存の入退室管理システムでは、いつ、誰が出入りしたのかを調べるのに多少時間がかかりました。ALLIGATE の導入により、管理画面で知りたい時にすぐに確認できる環境になったのは安心感があります。さらに、ALLIGATEで取得した入退室ログは、セキュリティの審査機関に提出できるデータのため、情報システム部門でも活用を検討しています。

遠隔操作などでフリーアドレス化の恩恵を最大限に。

－最後に、今後の構想やALLIGATE Lockの総評をお聞かせください。

不二様：移行はスムーズに進んでいて、特にこれといった課題は感じていません。各事業所の入退室関連データの一元管理もできることから、以前より作業効率も上がっています。あえて挙げるとしたら、個人的にもっと管理画面を使いこなせるようになりたいですね。

塩川様：事業所が入っているビル全体のセキュリティに頼るだけではなく、ALLIGATE Lockにより入居側の私たちとしても個別にセキュリティ対策を施し、社員の安全・安心の確保を進めていきたいと思います。会議室の利用面では、細かな利用の履歴が残りますので、会議室のタイプ別に実際の利用率を算出することができます。限られたスペースの効率的な運用に役立てていきたいですね。ただ、それには会議システムとの連携が必要なため、現在当社で利用している会議システムと連携ができると良いなと今後に期待しています。

倉本様：アプリを利用した遠隔解錠操作のサービスもあるので、ALLIGATEの機能をもっと活用して更に働き方改革の推進もできればと思います。

―本日は貴重なご意見をありがとうございました。貴社の信頼にお応えできるよう、真摯な対応を続けてまいりますので、今後とも宜しくお願い致します。

取材年月：2023年11月