CASE STUDY 勤怠管理を一元化し、スピーディな現状把握が可能に。 社員と人事総務部の工数を減らせ、生産性向上をも実現。

―まずはALLIGATEの導入をご検討なさった経緯を教えてください。

蓑田様：導入以前は、紙製の打刻機を使用していましたが、紙よりもデータ管理がしやすい打刻機を採用したいと常々考えていました。当社はメディカルサービス事業の一環として、人間ドック・健診運営のサポートを行っておりますので、自社の職員に対しても心身ともに健康な状態で働けることが求められます。

―「心身ともに健康な状態で働ける」というのは、具体的にはどのような状態をイメージされていたのですか？

蓑田様：過重労働を防止することです。もうひとつは勤務状況を確認する際に起こりうる、さまざまな精神的負荷を軽減したいと考えてのことです。30拠点・約2,000名の職員の勤怠管理を行うのに、今までは各拠点の勤怠情報を集め、管理するだけでも膨大な時間がかかっていました。リアルタイムで勤務状況を追えないと、残業の確認ひとつとっても口頭ですることになります。管理職が確認のために「何時間残業しているの？」と何気なく尋ねたとしても、相手の精神状態によっては「もしかして叱られるのかも」と身構えてしまうようなシチュエーションを生まないようにするため、アートさんにご相談することにしたのです。

―ALLIGATEに決めた理由はどんな理由だったのでしょうか？

蓑田様：決め手となった理由は2つあります。ひとつめは、ALLIGATEがまだ開発途中だったため、現物を見ることができない当社のリスクを十分に理解してくれたこと。もうひとつは、契約内容や補償、そしてフォローがしっかりしていた点です。

向本様：開発途中の製品の場合は、何かと不具合が出ることがありますよね。当社が抱えるリスクに対し、アートさんの対応はとにかくスピーディだったのが印象に残っています。不具合といった開発の障壁や、当社からの要望をひとつひとつ丁寧にクリアしていくのを見て「なかなかできない寄り添い方だ」と実感しました。

―ご要望としては、具体的にどのようなご要望を出されたのですか？

宮下様：当社の求める設置場所は30拠点に及び、まさに全国規模で導入することになります。したがって、設置やアップデートの作業を、本社の人事総務部の社員が現地を1拠点ずつ回って手動で行うのは現実的ではありませんでした。特に恒常的に行われるアップデートについては大変な負荷になるので、クラウドサーバーで自動的にアップデートできないかと要望を出させていただいたのです。当社の状況を深く理解してくださり、真摯にご対応いただけたことは、大変ありがたい点です。

―紆余曲折を経て、2019年4月より本格稼働を迎えたわけですが、その後、実際にALLIGATEを使用したご感想をお聞かせください。

宮下様：勤怠管理においては、業務配分を見直すときの精度ある材料を集められるようになりました。導入前は、業務が属人化しており、誰にどのような業務がどのような割合で割り当てられているのかが見えにくかったのですが、各担当の業務量、負荷量がすぐに把握できるようになっています。懸念だったサービス残業の払拭が実現し、社員個々が自分たちの残業時間を意識するようにもなりました。

向本様：また、紙の打刻機を使用していたときは、社員ひとりひとりにエクセルで勤怠表を作成し、人事総務部に提出してもらっていたのです。しかし、集計を間違えてしまったり、うっかりタイプミスをしてしまうなどで勤怠表の修正が発生することも少なくなかったのです。導入後、それがなくなったのは、社員個々にとっても人事総務部側にとっても大きなメリットです。

蓑田様：勤怠情報のオンタイム閲覧だけでなく、残業など必要な申請などをスマートフォンなどのデバイスからも行えるようになったのは大きな収穫です。社員ひとりあたりの工数だけでなく、人事総務部側の工数も確実に減っているので、会社全体として生産性向上にもつながっていると確信しています。
また自然災害などが発生した場合、本社で安否確認をとるときの有力なツールでもあると感じていますね。もっとも、ALLIGATEという製品性能もさることながら、やはりアートさんに強く感じるパートナーシップの在り方については、声を大にしてお伝えしたいところです。ご提案いただく際には、メリットとデメリットを正直にお伝えいただけるので、後から「聞いてない」「知らなかった」などのトラブルになることがありませんでした。そうした姿勢も、「パートナー」という位置づけでお探しになりたい企業様にはお勧めでしょう。

―貴重なご意見をありがとうございました。パートナーとしてのご縁を太く強くするために、今後鋭意努力を重ねてまいります。今後ともよろしくお願いいたします。

取材年月：2019年10月